Gestion des postes de travail

Le contexte sanitaire, le développement du flex office et les nouveaux modes de travail obligent les entreprises à repenser leurs bureaux et optimiser leurs espaces de travail.

Offrez à vos équipes une solution de gestion des bureaux partagés ! MyCarSpot simplifie la gestion des postes de travail, leur réservation et attribution aux collaborateurs ayant besoin d’un bureau à un jour donné, au travers d’une application web et mobile.

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Gain de temps

Une fois la solution paramétrée, l’attribution des postes de travail se fait automatiquement, aucune intervention de la part de l’entreprise n’est nécessaire.

Bien-être des collaborateurs

MyCarSpot permet aux collaborateurs d’anticiper leur venue sur site et de s’assurer de la disponibilité d’un poste de travail.

maîtrise des règles sanitaire

L’administrateur peut définir un taux de remplissage au niveau du site et/ou des salles afin d’assurer la sécurité sanitaire des collaborateurs

facilité d’utilisation

MyCarSpot est une solution intuitive, facile à prendre en main. En quelques minutes, le site est paramétré et mis à disposition des collaborateurs.

Comment ça marche ?

Création et paramétrage

L’administrateur créé les espaces de travail, les postes de travail, les équipes et intègre les collaborateurs dans MycarSpot.

Déclaration d’utilisation

Les titulaires d’un poste de travail déclare régulièrement son utilisation ou sa disponibilité pour les prochains jours.

Demande de réservation

Les collaborateurs ayant besoin d’un poste de travail à une date donnée en font la demande sur MyCarSpot.

Attribution des postes

Les postes de travail libres sont distribuées automatiquement selon des règles de priorité définies par l’administrateur.

Fonctionnalités

Utilisateurs - Gestion bureaux entreprise avec MyCarSpot

Intégration simplifiée des collaborateurs de l’entreprise
Accès sécurisé pour chaque collaborateur : connexion à MyCarSpot avec des identifiants personnels
Option : connexion grâce au Single Sign On (SSO)
Types d’utilisateurs : Titulaires de postes de travail (avec ou sans validation automatique de leur bureau sans action de leur part) et demandeurs (prioritaires ou non selon des critères définis)
Définition des équipes de travail pour une meilleure attribution des postes (tous les membres dans le même espace, équipe prioritaire sur une autre…)

Définition des postes de travail et de leur typologie : bureaux attitrés à un collaborateur, bureaux en accès libres…
Précision du type de poste de travail : petit, grand, double écran…
Création des salles et espaces de travail : open space attribuée à une équipe, espace ouvert à tous…
Définition d’un taux de remplissage maximum des espaces et du bâtiment

Paramétrage postes de travail - Gestion bureaux entreprise avec MyCarSpot

Réservation poste de travail - Gestion bureaux entreprise avec MyCarSpot

Libération de son poste de travail en cas d’absence (télétravail, congés, déplacement, maladie…)
Réservation d’un poste de travail selon les besoins jusqu’à 4 semaines à l’avance, à la demi-journée ou à la journée entière
Attribution automatique grâce à l’algorithme MyCarSpot : soit de manière équitable, soit chronologique
Confirmation par email et notification via l’app avec les informations pratiques pour se rendre au bon poste de travail
Notification du titulaire si son poste de travail est attribué

Historique de l’activité des utilisateurs : nombre de connexions, nouveaux utilisateurs
Historique des présences sur site : prévention en cas de risque sanitaire (exemple : cas contact COVID-19 dans un open space particulier)
Export CSV et Excel