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Votre parking d’entreprise est-il optimisé ?

Vous recevez régulièrement des plaintes de la part de collaborateurs au sujet du parking de l’entreprise ? Ce dernier est-il souvent à moitié rempli ? Son accès est-il restreint à certains collaborateurs ? Qui s’occupe de sa gestion et de son bon fonctionnement ? 

De nombreuses questions sont à se poser pour savoir si son parking d’entreprise est optimisé ou non. Et les enjeux sont importants : gain de temps pour le gestionnaire, économies pour l’entreprise et satisfaction accrue des collaborateurs !

Votre parking d’entreprise est-il réellement optimisé ?

8 questions pour vous aider à faire ressortir vos points forts et axes d’amélioration pour enfin devenir l’as de la gestion du parking !

Répondre au questionnaire

Voici quelques pistes à explorer pour optimiser votre parking :

  • Sécurisez l’accès au parking, via des systèmes de contrôles d’accès notamment (caméras à reconnaissance de plaques, badge, app mobile…)
  • Offrez des places adaptées à chaque moyen de transport (vélo, motos, véhicules électriques, véhicules hybrides, SUV, petite voiture…) et profil (personne à mobilité réduite, femme enceinte…)
  • Ouvrez votre parking à tous les collaborateurs : vous augmenterez ainsi son occupation, et surtout la satisfaction de vos équipes !
  • Munissez-vous d’un outil dédié pour gérer les réservations de places, avoir des statistiques réelles sur l’occupation du parking : vous pourrez ainsi prendre les bonnes décisions stratégiques sur le volume de places dans le parking
  • Ecoutez vos collaborateurs et leurs plaintes

Beaucoup d’entreprises ont déjà franchi le cap de la gestion intelligente et digitale de leur parking, pourquoi pas vous ?

MyCarSpot vous accompagne dans la gestion et l’optimisation de votre parking grâce à une solution digitale dédiée, qui s’occupe de tout à votre place : Demandez une démo !

Comment accompagner le retour au bureau de ses collaborateurs ?

Accompagner retour au bureau des salariés

La crise sanitaire que nous vivons depuis plus d’un an maintenant a changé nos habitudes, tant personnelles que professionnelles. Fin 2019, avant la crise sanitaire, en moyenne 30% des salariés français avaient déjà télétravaillé : 15% de manière occasionnelle et 14% régulièrement (de façon contractualisée ou non)*. Pendant le confinement du printemps 2020, ce chiffre est monté jusqu’à 41%. Mais ce phénomène a diminué sur la fin de l’année 2020 avec 14% des salariés en télétravail selon une étude menée par Odoxa-Adviso Partners pour France Info.

Les entreprises sont aujourd’hui confrontées à un enjeu majeur : Préparer le retour sur site de leurs collaborateurs et les accompagner tout en assurant la sécurité sanitaire de tous, malgré les risques actuels que nous connaissons.

Accompagner retour au bureau des salariés

1. Réorganiser ses espaces

Ce n’est une surprise pour personne : les entreprises doivent adapter et réorganiser leurs espaces pour faire revenir leurs collaborateurs sur site.

Les actions et mesures possibles sont diverses :

  • définition d’un taux de remplissage du bâtiment,
  • fermeture de certains espaces partagés,
  • condamnation d’un bureau sur 2 en open-space,
  • espacement des postes de travail,
  • réservation de bureaux,
  • mise en place d’un roulement dans les jours de présence de chaque équipe…

Pour la personne en charge de cette mission, celle-ci peut vite devenir très chronophage sans l’aide d’un outil dédié.

MyCarSpot, solution digitale de gestion des espaces partagés

Grâce à MyCarSpot, les collaborateurs peuvent réserver un poste de travail en amont de leur venue sur site. L’algorithme distribuera automatiquement les bureaux disponibles, et ce dans le respect des règles prédéfinies par le gestionnaire (fermeture d’espaces, ouverture à la réservation d’un bureau sur 2, open space réservé pour une équipe précise…).  En savoir plus

2. Adapter les interventions des équipes de nettoyage

La désinfection et le nettoyage des espaces de travail représentent un coût non négligeable pour les entreprises, mais qui est indispensable. En moyenne, on estime entre 1€ et 1,50€ HT le coût de la désinfection au m² des immeubles de bureaux. Pour une entreprise ayant plusieurs centaines de m², le budget peut donc très vite grimper.

Savoir quels espaces étaient occupés et lesquels sont restés vides permet de désinfecter seulement les espaces en ayant réellement besoin. Les frais de nettoyage peuvent ainsi être considérablement diminués.

 

3. Être à l’écoute de ses salariés

Le point le plus important est probablement d’écouter ses collaborateurs. La crise de la Covid-19 a eu des conséquences sur leur manière de s’organiser et de travailler. Il est essentiel de communiquer avec eux. L’entreprise doit comprendre leurs inquiétudes concernant leur retour au bureau, leurs besoins, et les rassurer. Il s’agit là d’être disponible pour eux et de répondre à leurs questions. Leur venue sur site doit se faire le plus sereinement possible.

L’entreprise doit être flexible et réhabituer au fil du temps ses collaborateurs à venir sur site. Elle peut mettre en place un planning de présence des équipes. Chacune aura des jours définis pour venir. Cela permettra de recréer le lien social qui est difficile à maintenir à distance et de fédérer les équipes en les rassemblant. Ainsi, elle régulera naturellement l’occupation des bureaux afin de respecter la jauge de remplissage. L’entreprise évitera ainsi le brassage des équipes, ce qui permet une meilleure traçabilité des éventuels cas contact.

 

4. Remotiver ses collaborateurs

Les salariés évoluent actuellement dans un climat d’incertitude et voient parfois leur activité ralentir. Qu’ils soient déjà retournés sur site ou toujours en télétravail, il est donc essentiel pour les managers de rassurer leurs équipes afin de les remotiver.

Le rôle du manager

C’est le rôle du manager de motiver ses collaborateurs, notamment par la mise en place d’actions, telles que :

  • Responsabiliser les employés afin de les impliquer davantage dans leurs missions,
  • Améliorer la communication interne en créant des groupes de travail,
  • Complimenter les employés et reconnaître leur valeur afin d’augmenter leur efficacité et leur productivité,
  • Etre transparent sur les résultats afin d’informer les salariés sur la situation actuelle. Cela les conduira à travailler encore plus si les résultats sont mauvais et, à l’inverse, à continuer sur leur lancée dans le cas d’un bilan positif.

 

Motiver ses salariés sur site

Dans un premier temps, il est primordial de motiver les salariés présents sur site. Car ils ont besoin d’être rassurés sur les mesures sanitaires mises en place.

Pour cela, il est nécessaire :

  • D’informer : les fake news sont très répandues lors de crise, il est donc important de communiquer aux équipes des informations concrètes et claires.
  • D’écouter : en temps de crise sanitaire, certains salariés peuvent être anxieux face à la maladie et craindre pour la santé de leurs proches. Ces craintes doivent être décelées et entendues par le manager afin de pouvoir par la suite les rassurer.
  • De valoriser : la mise en place de prime pour leurs efforts permet de montrer de la reconnaissance envers les équipes. Les chèques cadeaux offerts aux salariés sont donc un excellent moyen de montrer de la gratitude envers les employés en les récompensant.
  • De co-construire : afin de prouver sa confiance aux salariés, l’équipe managériale doit les associer à la construction de solutions en s’appuyant sur l’intelligence collective.

 

* Etude Malakoff Humanis – Septembre 2020 « Le télétravail en France : Bilan et perspectives »

Cantines d’entreprise : de nouvelles règles sanitaires

Cantine d'entreprise

La nouvelle vient de tomber ce mardi 23 mars 2021 : les cantines d’entreprise vont devoir mettre en place de nouvelles mesures sanitaires afin d’assurer la sécurité de leurs collaborateurs. Désormais, chaque employé devra manger seul à sa table et avoir un périmètre de 8m² libre autour de lui au restaurant d’entreprise. Des règles pas toujours simples à mettre en place et qui peuvent être très chronophages pour la personne en charge de cette mission.

Par où commencer ? Comment éviter à ses collaborateurs de manger devant leur ordinateur avec un plateau repas ? Comment leur permettre de faire tout de même une pause déjeuner ?
Voici quelques pistes à explorer pour se mettre en conformité avec ces nouvelles mesures !

Cantine d'entreprise

1. Définir un taux de remplissage de son espace de restauration

Afin de pouvoir respecter les 8m² libre autour d’un collaborateur qui déjeune, il est important de définir le taux de remplissage maximal de la cantine. Le gestionnaire peut dans un premier temps diviser sa superficie globale par 8 pour obtenir la capacité maximale. Et dans un second temps, il pourra agencer les tables afin de se rapprocher au maximum de ce nombre de places, sans le dépasser.

Avec ces changements, il saura anticiper et réorganiser son service, dans une cantine avec une capacité réduite.

 

2. Mettre en place des créneaux horaires réservables

Les cantines d’entreprise connaissent bien souvent une affluence forte entre 12h00 et 13h00. L’objectif pour l’entreprise est aujourd’hui d’éviter les queues interminables, les attentes et regroupements de personnes propices aux contaminations. Une des solutions est la réservation d’une place à un créneau donné et selon des capacités d’accueil définies en amont. Le collaborateur saura ainsi en amont l’heure à laquelle il pourra aller déjeuner, et ce dans le respect des règles sanitaires.

 

3. Identifier et tracer les potentiels cas contact

Même si l’entreprise met en place toutes ces mesures, le risque de contamination sera malheureusement toujours présent. Elle peut en complément casser d’éventuelles chaînes de contamination grâce à l’identification des cas contact et à leur notification. Grâce à la réservation au préalable d’un créneau à la cantine, l’entreprise est en mesure de savoir quel collaborateur était présent à la cantine en même temps qu’une personne testée positive à la COVID-19. Les éventuels cas contact sont identifiés et prévenus pour qu’ils puissent s’isoler le temps de se faire tester à leur tour.

Ainsi, l’entreprise maîtrise et limite les contaminations au sein de ses bâtiments. Elle peut donc assurer la sécurité sanitaire de ses collaborateurs.

 

Gestion cantines d'entreprise avec MycarSpot

MyCarSpot facilite la mise en place de ces actions via ses applications web et mobile en permettant à l’entreprise :

  1. Définir des créneaux et leur capacité,
  2. Permettre aux collaborateurs de réserver une place à un créneau donné,
  3. Identifier les éventuels cas contact, présents en même temps qu’une personne testée positive.

Pour en savoir plus, cliquez ici !

Nouvelle version de MyCarSpot : une ergonomie repensée.

Solution de gestion de parking d'entreprise - App mobile MyCarSpot

Depuis quelques semaines, nous déployons progressivement une nouvelle version de MyCarSpot, complètement repensée pour la gestion du parking d’entreprise mais aussi des restaurants d’entreprise et des postes de travail.

Pourquoi avoir changé le design de l’application ?

Pendant la crise COVID-19, mi-2020, plusieurs clients se sont tournés vers nous pour nous demander d’étendre les fonctionnalités de l’application et de gérer la restauration d’entreprise ou les postes de travail. Il nous a donc fallu repenser l’ergonomie afin d’intégrer les différentes demandes.

Ce travail de design a été réalisé en mode ‘Design-Thinking’, intégrant toutes les parties prenantes : les designers, le marketing, les développeurs, les ventes et les clients !

La nouvelle interface permet d’avoir accès à la gestion du parking d’entreprise, à la réservation d’une place à la cantine (sur un créneau du choix de l’utilisateur et selon les disponibilités en temps réel) et à la réservation de son poste de travail. Chaque utilisateur a accès à tout ou partie des fonctions de réservation. Les droits de chaque utilisateur peuvent être différents selon les sites de l’entreprise.

Voici la nouvelle interface, sur l’application mobile :

Et également depuis un navigateur web :

Soluton de gestion de parking d'entreprise

Pour les clients de MyCarSpot, le bénéfice est immédiat : la gestion du site devient digitale, le pilotage du taux de remplissage du site est assuré par les règles mises en place (respect de la jauge COVID-19 par exemple) et les utilisateurs ont en temps réel l’information de la disponibilité de l’espace qu’ils ont demandé.

L’ouverture de la barrière du parking est également possible depuis l’application, dès que la réservation au parking est validée.

L’offre FLEX de MyCarSpot est particulièrement adaptée : quelle que soit la ressource gérée (place de parking, place à la cantine, poste de travail), le tarif est défini en fonction du nombre de places gérées et c’est clair pour nos clients.

La gestion digitale des postes de travail

L’application MyCarSpot permet de définir des équipes et des salles auxquelles sont attachées des priorités. Cela permet de définir quelles sont les fonctions stratégiques (support, ventes, marketing, production, …) qui doivent en priorité avoir accès au site de l’entreprise et également de définir les espaces à remplir en premier tout en respectant une jauge de remplissage pour chaque salle et pour le site au global. Si une salle est au complet, des règles de débordement permettent de répartir les équipiers sur plusieurs salles.

Les services généraux disposent de toutes les données : qui a été présent sur le site et qui a réservé son espace le jour J et pour les jours à venir. Des statistiques sont présentées dans un dashboard intégré et les données sont téléchargeables.

La gestion de la cantine d’entreprise

Pour la cantine d’entreprise, des créneaux horaires sont définis : par exemple 12h00, 12h45 et 13h30. La capacité de la cantine est également définie et l’utilisateur peut choisir, chaque jour, à quelle heure il veut aller déjeuner tout en visualisant directement le nombre de places restantes. La prise en compte de la demande est immédiate.

Les services généraux peuvent définir une heure journalière de réservation au-delà de laquelle il n’est plus possible de réserver et la liste des personnes ayant réservé est envoyée au personnel gérant la restauration.

N’hésitez pas à nous contacter pour avoir plus d’informations, pour démarrer un essai gratuit et pour digitaliser votre site !

A bientôt sur MyCarSpot !
L’équipe MyCarSpot