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Comment accompagner le retour au bureau de ses collaborateurs ?

Accompagner retour au bureau des salariés

La crise sanitaire que nous vivons depuis plus d’un an maintenant a changé nos habitudes, tant personnelles que professionnelles. Fin 2019, avant la crise sanitaire, en moyenne 30% des salariés français avaient déjà télétravaillé : 15% de manière occasionnelle et 14% régulièrement (de façon contractualisée ou non)*. Pendant le confinement du printemps 2020, ce chiffre est monté jusqu’à 41%. Mais ce phénomène a diminué sur la fin de l’année 2020 avec 14% des salariés en télétravail selon une étude menée par Odoxa-Adviso Partners pour France Info.

Les entreprises sont aujourd’hui confrontées à un enjeu majeur : Préparer le retour sur site de leurs collaborateurs et les accompagner tout en assurant la sécurité sanitaire de tous, malgré les risques actuels que nous connaissons.

Accompagner retour au bureau des salariés

1. Réorganiser ses espaces

Ce n’est une surprise pour personne : les entreprises doivent adapter et réorganiser leurs espaces pour faire revenir leurs collaborateurs sur site.

Les actions et mesures possibles sont diverses :

  • définition d’un taux de remplissage du bâtiment,
  • fermeture de certains espaces partagés,
  • condamnation d’un bureau sur 2 en open-space,
  • espacement des postes de travail,
  • réservation de bureaux,
  • mise en place d’un roulement dans les jours de présence de chaque équipe…

Pour la personne en charge de cette mission, celle-ci peut vite devenir très chronophage sans l’aide d’un outil dédié.

MyCarSpot, solution digitale de gestion des espaces partagés

Grâce à MyCarSpot, les collaborateurs peuvent réserver un poste de travail en amont de leur venue sur site. L’algorithme distribuera automatiquement les bureaux disponibles, et ce dans le respect des règles prédéfinies par le gestionnaire (fermeture d’espaces, ouverture à la réservation d’un bureau sur 2, open space réservé pour une équipe précise…).  En savoir plus

2. Adapter les interventions des équipes de nettoyage

La désinfection et le nettoyage des espaces de travail représentent un coût non négligeable pour les entreprises, mais qui est indispensable. En moyenne, on estime entre 1€ et 1,50€ HT le coût de la désinfection au m² des immeubles de bureaux. Pour une entreprise ayant plusieurs centaines de m², le budget peut donc très vite grimper.

Savoir quels espaces étaient occupés et lesquels sont restés vides permet de désinfecter seulement les espaces en ayant réellement besoin. Les frais de nettoyage peuvent ainsi être considérablement diminués.

 

3. Être à l’écoute de ses salariés

Le point le plus important est probablement d’écouter ses collaborateurs. La crise de la Covid-19 a eu des conséquences sur leur manière de s’organiser et de travailler. Il est essentiel de communiquer avec eux. L’entreprise doit comprendre leurs inquiétudes concernant leur retour au bureau, leurs besoins, et les rassurer. Il s’agit là d’être disponible pour eux et de répondre à leurs questions. Leur venue sur site doit se faire le plus sereinement possible.

L’entreprise doit être flexible et réhabituer au fil du temps ses collaborateurs à venir sur site. Elle peut mettre en place un planning de présence des équipes. Chacune aura des jours définis pour venir. Cela permettra de recréer le lien social qui est difficile à maintenir à distance et de fédérer les équipes en les rassemblant. Ainsi, elle régulera naturellement l’occupation des bureaux afin de respecter la jauge de remplissage. L’entreprise évitera ainsi le brassage des équipes, ce qui permet une meilleure traçabilité des éventuels cas contact.

 

4. Remotiver ses collaborateurs

Les salariés évoluent actuellement dans un climat d’incertitude et voient parfois leur activité ralentir. Qu’ils soient déjà retournés sur site ou toujours en télétravail, il est donc essentiel pour les managers de rassurer leurs équipes afin de les remotiver.

Le rôle du manager

C’est le rôle du manager de motiver ses collaborateurs, notamment par la mise en place d’actions, telles que :

  • Responsabiliser les employés afin de les impliquer davantage dans leurs missions,
  • Améliorer la communication interne en créant des groupes de travail,
  • Complimenter les employés et reconnaître leur valeur afin d’augmenter leur efficacité et leur productivité,
  • Etre transparent sur les résultats afin d’informer les salariés sur la situation actuelle. Cela les conduira à travailler encore plus si les résultats sont mauvais et, à l’inverse, à continuer sur leur lancée dans le cas d’un bilan positif.

 

Motiver ses salariés sur site

Dans un premier temps, il est primordial de motiver les salariés présents sur site. Car ils ont besoin d’être rassurés sur les mesures sanitaires mises en place.

Pour cela, il est nécessaire :

  • D’informer : les fake news sont très répandues lors de crise, il est donc important de communiquer aux équipes des informations concrètes et claires.
  • D’écouter : en temps de crise sanitaire, certains salariés peuvent être anxieux face à la maladie et craindre pour la santé de leurs proches. Ces craintes doivent être décelées et entendues par le manager afin de pouvoir par la suite les rassurer.
  • De valoriser : la mise en place de prime pour leurs efforts permet de montrer de la reconnaissance envers les équipes. Les chèques cadeaux offerts aux salariés sont donc un excellent moyen de montrer de la gratitude envers les employés en les récompensant.
  • De co-construire : afin de prouver sa confiance aux salariés, l’équipe managériale doit les associer à la construction de solutions en s’appuyant sur l’intelligence collective.

 

* Etude Malakoff Humanis – Septembre 2020 « Le télétravail en France : Bilan et perspectives »

Nouvelle version de MyCarSpot : une ergonomie repensée.

Solution de gestion de parking d'entreprise - App mobile MyCarSpot

Depuis quelques semaines, nous déployons progressivement une nouvelle version de MyCarSpot, complètement repensée pour la gestion du parking d’entreprise mais aussi des restaurants d’entreprise et des postes de travail.

Pourquoi avoir changé le design de l’application ?

Pendant la crise COVID-19, mi-2020, plusieurs clients se sont tournés vers nous pour nous demander d’étendre les fonctionnalités de l’application et de gérer la restauration d’entreprise ou les postes de travail. Il nous a donc fallu repenser l’ergonomie afin d’intégrer les différentes demandes.

Ce travail de design a été réalisé en mode ‘Design-Thinking’, intégrant toutes les parties prenantes : les designers, le marketing, les développeurs, les ventes et les clients !

La nouvelle interface permet d’avoir accès à la gestion du parking d’entreprise, à la réservation d’une place à la cantine (sur un créneau du choix de l’utilisateur et selon les disponibilités en temps réel) et à la réservation de son poste de travail. Chaque utilisateur a accès à tout ou partie des fonctions de réservation. Les droits de chaque utilisateur peuvent être différents selon les sites de l’entreprise.

Voici la nouvelle interface, sur l’application mobile :

Et également depuis un navigateur web :

Soluton de gestion de parking d'entreprise

Pour les clients de MyCarSpot, le bénéfice est immédiat : la gestion du site devient digitale, le pilotage du taux de remplissage du site est assuré par les règles mises en place (respect de la jauge COVID-19 par exemple) et les utilisateurs ont en temps réel l’information de la disponibilité de l’espace qu’ils ont demandé.

L’ouverture de la barrière du parking est également possible depuis l’application, dès que la réservation au parking est validée.

L’offre FLEX de MyCarSpot est particulièrement adaptée : quelle que soit la ressource gérée (place de parking, place à la cantine, poste de travail), le tarif est défini en fonction du nombre de places gérées et c’est clair pour nos clients.

La gestion digitale des postes de travail

L’application MyCarSpot permet de définir des équipes et des salles auxquelles sont attachées des priorités. Cela permet de définir quelles sont les fonctions stratégiques (support, ventes, marketing, production, …) qui doivent en priorité avoir accès au site de l’entreprise et également de définir les espaces à remplir en premier tout en respectant une jauge de remplissage pour chaque salle et pour le site au global. Si une salle est au complet, des règles de débordement permettent de répartir les équipiers sur plusieurs salles.

Les services généraux disposent de toutes les données : qui a été présent sur le site et qui a réservé son espace le jour J et pour les jours à venir. Des statistiques sont présentées dans un dashboard intégré et les données sont téléchargeables.

La gestion de la cantine d’entreprise

Pour la cantine d’entreprise, des créneaux horaires sont définis : par exemple 12h00, 12h45 et 13h30. La capacité de la cantine est également définie et l’utilisateur peut choisir, chaque jour, à quelle heure il veut aller déjeuner tout en visualisant directement le nombre de places restantes. La prise en compte de la demande est immédiate.

Les services généraux peuvent définir une heure journalière de réservation au-delà de laquelle il n’est plus possible de réserver et la liste des personnes ayant réservé est envoyée au personnel gérant la restauration.

N’hésitez pas à nous contacter pour avoir plus d’informations, pour démarrer un essai gratuit et pour digitaliser votre site !

A bientôt sur MyCarSpot !
L’équipe MyCarSpot